Privacy Verklaring

De Holistisch Coach & Massagepraktijk Paleiskwartier

Verwerkingsverantwoordelijke / ondernemer	De Holistisch Coach, tevens dienstverlening onder de naam Massagepraktijk Paleiskwartier
Contact	info@deholistischcoach.nl \| 06 12882984
Registratie	KvK 90588053 \| BTW NL004833364B29
Bedrijfsgegevens	https://deholistischcoach.nl/bedrijfsgegevens/

1. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de dienstverlening van De Holistisch Coach en Massagepraktijk Paleiskwartier, waaronder coaching, massage, intake, afspraken, contact via de website, e-mail of telefoon, administratie en – wanneer iemand zich daarvoor aanmeldt – nieuwsbrieven of andere aangevraagde informatie.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het contact en de gekozen dienst kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:
- naam, adres, postcode en woonplaats;
- telefoonnummer en e-mailadres;
- gegevens die nodig zijn voor afspraken, correspondentie, facturatie en betalingen;
- informatie die iemand zelf verstrekt via een contactformulier, e-mail, telefoon, WhatsApp of tijdens een gesprek;
- bij coaching: de hulpvraag, relevante achtergrondinformatie, afspraken en beknopte dossiernotities over het verloop van het coachingstraject;
- bij massage: gegevens uit het NGS-cliëntdossier, waaronder de reden van bezoek en voor de massage relevante informatie over gezondheid, medicatie, blessures, aandoeningen, contra-indicaties en uitgevoerde behandelingen;
- bij aanmelding voor een nieuwsbrief of gratis informatie: naam, e-mailadres en de gekozen aanmelding;
- gegevens die nodig zijn om te voldoen aan wettelijke administratieve en fiscale verplichtingen.
Wij verzamelen niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs nodig is voor het betreffende doel.

3. Bijzondere persoonsgegevens, waaronder gezondheidsgegevens

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Massagepraktijk Paleiskwartier verwerkt alleen gezondheidsgegevens die relevant zijn om verantwoord te kunnen masseren en het cliëntdossier te kunnen bijhouden. De cliënt geeft hiervoor uitdrukkelijke toestemming via de aanvullende verklaring bij het NGS-cliëntdossier.
Binnen coaching kan informatie over lichamelijke of mentale gezondheid ter sprake komen. Voor zover dergelijke informatie in het coachingdossier wordt vastgelegd, gebeurt dit alleen wanneer dit relevant is voor de begeleiding en op basis van uitdrukkelijke toestemming van de cliënt.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens en op welke grondslag?

Doel	Voorbeelden	Grondslag
Dienstverlening en afspraken	contact, intake, coaching, massage, afspraakbevestiging, dossiernotities	uitvoering van de overeenkomst of stappen voorafgaand aan de overeenkomst
Gezondheidsgegevens	relevante gezondheidsinformatie bij massage en, indien nodig, coaching	uitdrukkelijke toestemming voor bijzondere persoonsgegevens
Administratie en facturatie	facturen, betalingen en boekhouding	wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst
Nieuwsbrief / aangevraagde informatie	toezenden van nieuwsbrief, weggever of informatie waarvoor iemand zich heeft aangemeld	toestemming of uitvoering van het concrete verzoek
Beveiliging en belangenbehartiging	voorkomen van misbruik, afhandelen van klachten en juridische aanspraken	gerechtvaardigd belang, voor zover dit zwaarder weegt dan het privacybelang

5. Met wie kunnen persoonsgegevens worden gedeeld?

Persoonsgegevens worden niet verkocht. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dit nodig is voor de dienstverlening, administratie of een wettelijke verplichting. Daarbij kan het gaan om:

boekhoud- en administratiedienstverleners;
hosting-, e-mail-, agenda-, videobel- en IT-dienstverleners voor zover deze bij de dienstverlening worden gebruikt;
een nieuwsbrief- of formulierenprovider wanneer iemand zich daarvoor aanmeldt;
professionele adviseurs, verzekeraars of bevoegde instanties wanneer dit noodzakelijk is voor een klacht, geschil, wettelijke verplichting of de verdediging van een rechtsvordering;
bij massage: een andere zorg- of hulpverlener uitsluitend wanneer daar een geldige grond voor bestaat, bijvoorbeeld met toestemming van de cliënt of wanneer de wet dit vereist.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens in onze opdracht verwerkt, worden waar vereist passende afspraken over gegevensbescherming gemaakt.

6. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige digitale dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dat gebeurt, maken wij uitsluitend gebruik van een doorgiftemechanisme dat volgens de AVG is toegestaan, zoals een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen.

7. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Soort gegevens	Bewaartermijn
Contactaanvragen die niet tot een traject of afspraak leiden	in beginsel maximaal 1 jaar na het laatste inhoudelijke contact
Coachingdossier	in beginsel maximaal 2 jaar na beëindiging van de begeleiding, tenzij langer bewaren aantoonbaar nodig is voor een lopende klacht, geschil of andere gerechtvaardigde reden
NGS-cliëntdossier massage, inclusief aanvullende verklaring	20 jaar vanaf de laatste wijziging in het dossier, conform het NGS-kader, of langer wanneer goede zorg of een wettelijke verplichting dit noodzakelijk maakt
Financiële en fiscale administratie	ten minste 7 jaar voor zover de fiscale bewaarplicht dit vereist
Nieuwsbriefgegevens	totdat de toestemming wordt ingetrokken of iemand zich afmeldt; noodzakelijke gegevens om de afmelding te respecteren kunnen daarna beperkt worden bewaard

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking. Papieren cliëntdossiers worden in een afgesloten bewaarplaats opgeborgen. Digitale systemen worden waar mogelijk beveiligd met sterke wachtwoorden en aanvullende beveiligingsmaatregelen. Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot wat voor de dienstverlening noodzakelijk is.

9. Jouw privacyrechten

Je kunt, voor zover de AVG dat in jouw situatie toestaat, verzoeken om:
- inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
- correctie of aanvulling van onjuiste of onvolledige gegevens;
- verwijdering van persoonsgegevens;
- beperking van de verwerking;
- overdracht van gegevens (dataportabiliteit);
- bezwaar tegen een verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang;
- intrekking van eerder gegeven toestemming.
Het intrekken van toestemming verandert niets aan de rechtmatigheid van een verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden. Een verzoek tot verwijdering kan niet altijd volledig worden uitgevoerd wanneer een wettelijke, fiscale, professionele of andere geldige bewaarplicht geldt.
Een privacyverzoek kan worden gestuurd naar info@deholistischcoach.nl. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker te controleren.

10. Klacht over privacy

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact op via info@deholistischcoach.nl. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Websites en cookies

Onze websites kunnen functionele cookies en vergelijkbare technieken gebruiken die nodig zijn om de website goed te laten werken. Voor zover cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt waarvoor volgens de wet toestemming nodig is, wordt die toestemming vooraf gevraagd. De instellingen en gebruikte diensten kunnen in de loop van de tijd wijzigen.

12. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of wet- en regelgeving wijzigen. De meest actuele versie wordt op de website gepubliceerd.

13. Bedrijfsgegevens

De volledige bedrijfsgegevens van De Holistisch Coach, waaronder het vestigingsadres, zijn eenvoudig te raadplegen via de pagina Bedrijfsgegevens op de website: https://deholistischcoach.nl/bedrijfsgegevens/.